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【KnowledgeLake】 KnowledgeLake Imagingレシート等のエビデンスをつけたPDFを作り、申請ワークフローと連携する

2014年03月28日(金)

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は、以前に投稿された小高と神田の記事に引き続き、KnowledgeLake Imaging(以下、Imaging)と申請ワークフローとの連携についてご紹介します。

Imagingは、SharePointのドキュメント管理機能をビジネス用に拡張する製品です。
スキャン登録機能、ドキュメントの検索機能、専用ビューワでSharePointの登録、検索、閲覧機能を強化します。

 

検索機能と専用ビューワ

Imagingは、プロパティに基づいた検索機能が充実しています。
まずは、下図をご覧ください。

clip_image002[5]

サイドリンクバーのリース契約書類に下記のライブラリが設定されています。

・見積書
・申込書
・契約書

この中の申込書ライブラリを開くと、ドキュメントに見積番号や会社名プロパティが設定されているのがお分かりいただけるかと思います。

clip_image004

実はこのドキュメントは、専用スキャナとKnowledgeLake Captureを使用することで、スキャナ取り込み時に自動でプロパティの入力およびSharePointにアップロードされるようになっています。詳しくは次回のブログでご説明します。

それでは、本題のImagingに戻ります。Imaging専用の検索画面(KnowledgeLake クエリビルダーWebパーツ)で、会社名の条件に「ウノケ」と入力し検索を行うと、下図のような検索結果(KnowledgeLake クエリ結果Webパーツ)が表示されます。

検索画面の作成方法はこちら、検索機能の活用方法についてはこちらのブログで紹介しています。

clip_image006

閲覧または編集を行いたいドキュメントを選択すると、KnowledgeLakeビューWebパーツにドキュメントのサムネイルおよびプロパティが表示されます。このKnowledgeLakeビューWebパーツを用いることで、ドキュメントのサムネイルを確認しながら、プロパティの編集を行うことが可能です。

また、ドキュメントに対して注釈・メモといったコメントを挿入することもできます。

図1

ただ、上図は拡大しているのでわかりにくいですが、WebパーツでKnowledgeLakeビューの表示を行うと、画面が少し小さく感じられます。

そういった場合は各ドキュメントのメニューバーからKnowledgeLakeビューを選択すると、全画面で表示させることができます。

 

ワークフローとの連携

ご存知の通り、通常のライブラリからですと、ドキュメントの中身の確認を確認しつつワークフローを開始することはできません。ドキュメントを開いて中身を確認した後、ワークフローを開始するという手順が必要となります。

KnowledgeLakeビューのコラボレーション機能を使うと、下図のようにドキュメントを表示した状態でワークフローを開始することができます。

clip_image010

それでは、実際にワークフローを開始したいと思います。

ここでは、申込書ライブラリ内のドキュメントでNintex Workflowを用いて作成した「差し戻しワークフロー」というワークフローを開始します。Nintex Workflow以外にも、選択しているドキュメントに設定してあるSharePointのワークフローであれば選択し、実行することができます。

(Nintex Workflowを使って差し戻しワークフローを作成する方法については、こちらで紹介しています。)

clip_image012

上図で緑枠の[開始]をクリックすると、Nintexのワークフローの開始画面に遷移します。下図で[開始]をクリックすると、ワークフローが開始されます。

clip_image014

今回は、ライブラリから表示させたKnowledgeLakeビューからワークフローを開始しましたが、もちろんKnowledgeLakeビューWebパーツからも操作することができます。

ワークフロー開始後の承認等の処理は、通常のSharePointのワークフローやNintexのワークフローと同様です。

 

以上です。次回はスキャナとSharePointの連携についてご紹介します。