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再利用を考えてみる(中編) – Nintex Workflow

2014年04月16日(水)

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
エコ神田です。

今回は、前後編に渡る大作、再利用を考えてみる(後編)をお届けする予定だったのですが、またしても長くなってしまいましたので、再利用を考えてみる(中編)とさせていただきます。

つまり、前中後編の3部作になっちゃった!

ってことです。

そして、またしても勝手に目次変更!
連載記事(Nintex)の目次はこちらから。

 

さて、前回の記事「再利用を考える(前編)」では、ワークフローの再利用オプションとして、インポート/エクスポート、そしてワークフロー テンプレートの2つをご紹介しました。
※再利用オプションという言葉は、Nintexの正式名称ではありません。あしからず。。。

今回は、ユーザー定義アクションをご紹介させていただきまーす。

  1. インポート/エクスポート(前編)
  2. ワークフロー テンプレート(前編)
  3. ユーザー定義アクション(中編)
  4. スニペット(後編)
  5. アクション セット(後編)

 

えー前回ご紹介した再利用オプションは、どちらかというと「まるっと再利用」っていうシーンに適していると思います。
開発環境で作成したワークフローを本番環境へ移行する場合とか、他のサイトやリスト/ライブラリで同じワークフローを使いたい場合などですねー。

インポートしたワークフローやテンプレートから作成したワークフローも、アクションの追加/削除やアクションの設定変更も可能なのですが、ワークフローの一部だけ再利用したい場合や、再利用したいワークフローの設定が都度変わってくる場合には、今回と次回でご紹介する再利用オプションがとっても便利です。

 

では早速、ユーザー定義アクションをご紹介しましょう。

3.ユーザー定義アクション

前回と違って読んだだけでは何のことかわかりにくいですねー。
ま、わかってしまえば読んで字の如くだなーって理解できるのですが。。。
えー、ユーザー定義アクションは、

複数のアクションを組み合わせて、1つのアクションとして定義してしまおう!

ということなんです(。´・ω・)?

あのー「意味わかんないんですけどー」って方も多いと思いますが、ちゃんとご説明しますので、ご安心をー。

 

まず、ユーザー定義アクションは、image_thumb32(設定)ボタンからメニューを出します。
後ほど細かくご説明しますが、ユーザー定義アクションの作成は、必ずサイトレベルで作成します。

image

 

で、そのimage_thumb32(設定)ボタンのメニューの「Nintex Workflow 2013」に「ユーザー定義アクションの管理」というのがあるんですねー。

で、クリックすると下図のような画面が出ます。

image

 

この画面は、ユーザー定義アクションの管理画面なのですが、ユーザー定義アクションを作成すると、この画面にリストアップされるんですー。

で、この画面で何をするかは、後ほどご説明するとしまして、とりあえずリボンメニューの「作成」を押してみると、下図の画面が出てきます。

image

 

これは、見慣れた画面ですよねー。
いつものワークフローデザイン画面と一緒です。

ここで、ユーザー定義アクションにしたいワークフローを作成していくわけなのですが、そもそも、ユーザー定義アクションは、何のために作成するのか?

ワークフローの再利用

ですよね。

なので、再利用したいワークフローを作成するのですが、前回同様「差戻、承認ワークフロー」の再利用シーンで考えてみましょう。

image

 

上図は、「差戻、承認ワークフロー」を少し簡略化したものです。
が、「Flexiタスクの割り当て」アクションの設定が未完了の状態です。
MC900434750[1]が出ているのは、設定が未完了ですよーって意味なんですねー。

で、なぜ未完了なのか?

このような承認ワークフローの再利用を考えたとき、再利用するサイトやリスト/ライブラリで、承認者の設定が異なることって考えられますよねー。
例えば、営業部の承認者は上長1人だけど、経理部は上長+社長承認なんだよねー。みたいな。

そんな時、ユーザー定義アクションなら「ここは変動するパラメータですよー」っていう設定ができるんですねー。

ここがユーザー定義アクションのいちばんのポイントです!

では、どうやって設定するのか?

えーまず、リボンメニューを見てみると

image

 

おぉ!

いつもなら「ワークフローの設定」となっているボタンが、「UDAの設定」になっていますねー。
※UDAは、User Defined Actionの略です。ユーザー定義アクションってことです。

そして▼をクリックすると、「ワークフローの設定」にはない「パラメータ」っていうのがあります!

ここで、変動するパラメータを定義してあげるんですねー。

image

 

上図の例は、承認者1~3までパラメータを作った状態です。

で、このパラメータを「Flexiタスクの割り当て」の承認者として設定するんですねー。
下図のような感じでーす。

image

 

で、後は発行するとユーザー定義アクションが作成される。
といった具合ですねー。

 

では、その作成したユーザー定義アクションなのですが、どうやって使うのか?
下図は、通常のリスト ワークフローのデザイン画面です。

image

 

注目してほしいのは、左側のワークフロー アクションのリストです。
ここに新たなカテゴリとして「ユーザー定義アクション」ができています。
そして、そのカテゴリの中に「承認・差し戻し」という名前のアクションがあります。
これが、先ほど作成したユーザー定義アクションでーす。

これが、最初に言いました

複数のアクションを組み合わせて、1つのアクションとして定義してしまおう!

ということなんですー。

この「承認・差し戻し」のユーザー定義アクションの中には、「ステートマシン」や「Flexiタスク」、「レビューのリクエスト」、「状態の変更」といったアクションが含まれているんですねー。

で、キャンバスに配置して設定画面を出すと、下図ような画面がでてきまーす。

image

 

設定項目は、先ほどユーザー定義アクションを作成する際に出てきたパラメータです。
つまり、独自のパラメータを作成して、ユーザー定義アクションの設定項目として使用する。
ということです。

先ほども言いましたが、ユーザー定義アクションのいちばんのポイントは、

パラメータ

です。

このパラメータのおかげで、ワークフローを作成するユーザーは、

必要最小限の設定項目を入力するだけでワークフローを作成できるんです!

 

もちろん、ワークフロー テンプレートなどを使って都度設定項目を入力していけばいいわけですけど、Nintex Workflowのワークフロー作成に慣れているユーザーなら、どのアクションのどのパラメータを設定すればいいかわかりますが、慣れていないユーザーはわからないですよねー。

しかし、ユーザー定義アクションを作成しておけば、Nintex Workflowになれていないユーザーでも簡単にワークフローを作成することができるのですねー。

今回の例では、簡単な承認・差し戻しのワークフローをユーザー定義アクションにしましたが、再利用するワークフローをパーツ化して、ユーザー定義アクションを作成しておくと、複雑なワークフローも簡単に作れるようになります。

 

で、先ほどユーザー定義アクションは、必ずサイトレベルで作成します。
と言いましたが、ユーザー定義アクションの既定では、同一サイト内の再利用ができるようになっています。

ユーザー定義アクションを他のサイトでも使えるようにするには、先ほど出てきた下図の「ユーザー定義アクションの管理画面」でサイトコレクションレベルに上げる、もしくはインポート/エクスポートを使って他のサイトのユーザー定義アクションに移すことで、他のサイトでも使えるようになります。

image

 

ちなみにユーザー定義アクションは、ファームレベルまで上げることも可能です。
ファームレベルまで上げると、同一ファーム内でユーザー定義アクションを再利用できるということですねー。

このあたりは、再利用のシーンに合わせて使い分けていただく感じですね。

 

さてさて、今回はユーザー定義アクションをご紹介させていただきましたが、便利さが伝わりましたでしょうか?

次回は、ユーザー定義アクションに似て非なるスニペット、そしてアクション セットをご紹介しまーす。

 

 

話の長い人は嫌われます。。。

神田でしたー。