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私たちは毎日どこかで、「困った」と立ち止まり、無意味に「時間」を奪われます。

インフォシェアの製品・サービスは、お客様の「困った」を解消し、有意義な「時間」を生み出します。

本連載では、InfoCallが解消するお客様の「困った」についてご紹介していきます。

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　今回ご紹介するInfoCallが解消するお客様の「困った」は、Office 365 で「相手を探すUIがバラバラ」です。OutlookやSkype for Business、SharePointでは、コミュニケーションや共有するときの「相手を探すUIがバラバラ」です。そこで、InfoCallは「相手を探すUIを１つに」し、業務の効率化につなげます。さらに、その結果として相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択できるのです。

毎日の業務の中で、社内の人とコミュニケーションをしない日は、まずありえません。メールや会議をするときの「相手を探すUI」は、Outlookアドレス帳を用いた検索画面となります。

一方で、IMやビデオ通話などをするときの「相手を探すUI」は、グループや名前、連絡先を使うSkype for Businessを用いた検索画面となります。

Outlookとは全く違います。そして、複数人を追加しようすると、さらに違う「相手を探すUI」が出てきます。Skypeだけでも、「相手を探すUI」が2つあることになります。

まだあります。SharePointです。

SharePointでサイトやドキュメントを共有するときの、「相手を探すUI」は、SharePointを用いた検索画面となります。

毎日繰り返す業務の中で、Outlook, Skype for Business, SharePointそれぞれのアプリケーションごとに「相手を探すUI」を使い分けることになるのです。

いまご紹介した「相手を探すUI」を使おうとする際に、「え～っと」と立ち止まる「時間」があるのではないでしょうか。そうでなくとも、アプリケーションごとに「相手を探すUI」を覚えることに、生産性はあるのでしょうか。

InfoCallは、「相手を探すUIを１つに」し、Outlook、Skype for Business、SharePointでの相手を探すプロセスを統一し、業務の効率化につなげます。

InfoCallは、Outlook、Skype for Business、SharePointから表示できる電話帳Webアプリケーションです。ですので、Intenet ExplorerやChromeなどのブラウザからも電話帳として独立して表示できます。「相手を探したい」ときにいつでも、「InfoCallのUI」が呼び出せるということになります。

「InfoCallのUI」には、階層型アドレス帳の機能をもつ「組織ビュー」と強力な検索機能をもつ「検索ビュー」が用意されています。（強力な検索機能については、次回にご紹介する予定です。）

たどって探せる「組織ビュー」

キーワードで絞り込む「検索ビュー」

青枠で囲まれた部分は、ブラウザから電話帳として独立して表示されるときのみに追加されます。これは、電話帳で探した人、組織、リソースなどの相手に対して、Outlookのメールと予定、Skypeから、とりたいアクションを選ぶボタンです。つまり、相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択できるのです。こちらのメリットの例をいくつかご紹介します。

■通常会議にビデオ会議を追加するケース

今年はこうした事も多くあったかとおもいますが、通常の会議を設定していたが、急遽天候等の事情で何人かの参加者があつまれず、そうした方々をSkypeで参加していただくケースを考えてみます。通常ですと、Outlook以外に再度SkypeでOutlookで探した参加できない方々を探してビデオ会議をセットし直さないといけません。

InfoCallは、①電話帳から現地にこれない方々を選択②Skypeボタンを押す、③Skypeのビデオ通話を押す、3クリックでおしまいです。

■複数の部署のマネージャー同士での会議をセットするケース

組織横断でのミーティングをする会社の例です。特定の事業部のマネージャー以上が集まる幹部会議をOutlookで設定する場合、全部の部署のマネージャーが誰なのかがわかってないと、Outlook上で人を選択できず、会議が設定できません。自分の所属している部署に近いところならわかりますが、例えば隣の事業部のマネージャーが誰なのか？がすぐわかるかというと大きな企業だと業務で直接関係がない場合はうろ覚えになってしまうこともあるかとおもいます。

InfoCallは、①電話帳から組織をだどり、マネージャー以上の職責になっている方々を選択②ついでに電話帳にある会議室も選択③予定のボタンを押す。④Outlookの予定設定の画面で参加者と会議室が選択されていることを確認しリクエスト送付の４クリックでおしまいです。

このように、相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択ができるようになることで、様々なケースでの時短が図れるようになります。

いかがでしたでしょうか。インフォシェア株式会社では様々な業務のシーンでのお客様の「困った」を解消するお手伝いができるよう製品を開発し、各種サービスを提供しております。是非、「お問い合わせ」から、ご連絡ご相談ください。