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カテゴリー:アップデート

[InfoCall] より高性能かつ高機能な Outlook アドインをリリースします

2020年05月07日(木)

こんにちは。
インフォシェア 製品開発部です。

InfoCallをご利用もしくは興味をもっていただいてありがとうございます。今回、InfoCall のオプション機能として、より高性能な Outlook アドインをリリースいたします。そのため、製品リリースに先駆けてブログ記事を掲載させていただきました。
InfoCall は、製品の標準機能としても、Outlook との連携機能を備えており、Web のアドレス帳からはもちろん、Outlook や Outlook on the webからも InfoCall の階層型アドレス帳を呼び出してご利用いただけます。
今回新たにリリースするオプション機能の Outlook アドインは、製品標準のものとは異なる実装方式を採用し、製品標準のものと比べより高機能で高速なものになっています。

□ 高速
本アドインは、Outlookクライアントのリボン上のボタンからアドレス帳のダイアログを直接呼び出す方式となり、製品標準アドインと比べて2倍程度高速です。(弊社環境における検証結果より)
製品標準のアドインは、アドレス帳を利用する際にメッセージ ウィンドウの右側にタスク ペインを開き、その後、ダイアログが起動するという挙動でした。これは、製品標準アドインの実装方式(Office アドイン形式)に由来する実装上の制限でしたが、そのためにアドインの読み込みや初期化、認証などの様々な処理のために、本来の性能を発揮できない場面がありました。
本アドインでは、VSTO アドイン形式を採用することで、直接 アドレス帳のダイアログを呼び出すことが可能となり、初期化処理がシンプルになった結果、高速に起動できるようになっています。

また、メッセージ ウィンドウにタスク ペインが開かないため、画面の構成もシンプルでわかりやすいものとなりました。

□ 高機能
製品標準アドインが備える機能に加え、新たに以下の機能を搭載します。(New!参照)

【主な機能】
・メールの作成時に InfoCall のアドレス帳から宛先の選択ができる
・予定の作成時に InfoCall のアドレス帳から宛先の選択ができる
・タスク依頼の作成時に InfoCall のアドレス帳から担当者(宛先)の選択ができる New!
・アドレス帳ダイアログの画面サイズを記憶/復元できる(前回利用したサイズで使える) New!
・利用端末ごとに利用可否を制御できる New!

高速でシンプルなことに加え、機能も拡張したことでより便利に快適にご利用いただけるようになりました。

※ 本アドインは、実装方式(VSTO アドイン形式)の制約のため、Outlook クライアントでのみ利用可能で、Outlook on the web ではご利用いただけません。
※ 本投稿の機能、画面イメージは開発中のもので、製品リリース時に変更となる場合があります。

以上、InfoCall の拡張機能 高性能な Outlook アドイン リリースのご紹介でした。
ご興味のある方は、ぜひ弊社営業までお問い合わせください。

昨今の情勢を受け、一部開発が予定通りに進捗していないものもございますが、年始の投稿でご案内させていただいたTeams対応 やスマートフォンへの対応も予定しており、製品開発を続けております。
InfoCall は今後も、Office 365全域で活用できるアドレス帳を目指して、より多くの場面、様々なシチュエーションで統一した階層型アドレス帳をご利用いただけるように拡張を続け、人と組織の課題を解決し業務・作業効率の改善を目指してまいります。

InfoCall の Microsoft Teams 対応の状況と今後の予定

2020年01月07日(火)

明けましておめでとうございます。
インフォシェア 製品開発部です。

ご存じの通り、マイクロソフト社は、2021年 7月 31日の Skype for Business Online のサービスの終了を発表し、Microsoft Teams へのアップグレードを案内しています。(投稿末尾のリンク参照)
弊社製品 InfoCall も、Microsoft Teams に対応すべく製品機能の拡張を進めているところで、今年の春ごろのリリースを目指して開発を進めています。
今回は、このところお問合せを多くいただくようになった、InfoCall の Microsoft Teams の対応状況と今後の予定についてご紹介いたします。

今年春のリリースでは、以下の機能の提供を予定していて、1 ~ 3については動作するところまでは開発が進んでいて、4については現在開発進めている状況です。

1. Teams からの InfoCall の利用
2. InfoCall からの Teams チャット開始
3. InfoCall からの Teams 会議の設定
4. Teams のプレゼンス表示

以下、それぞれの機能について、概要をご紹介いたします。

1. Teams からの InfoCall の利用
InfoCall の基本機能はそのままに、Teams と連携して動作します。
下図のように、Teams のタブから InfoCall の機能が利用でき、チャットの開始や Teams 会議のスケジュール設定に対応します。
組織をたどって直感的にチャットの相手を選んだり、部分一致や同義語検索などの強力な検索機能を使って会議の参加者を探し出し、素早く連絡を取ることができます。

2. InfoCall からの Teams チャット開始
InfoCall で選択したユーザーとすぐにチャットを始められます。
下図のように、組織をたどってユーザーを選択し、「Teams」ボタンをクリックすることで、新しいチャットの画面を素早く呼び出せます。

3. InfoCall からの Teams 会議の設定
InfoCall で選択したユーザーと簡単に Teams 会議のスケジュールを設定できます。
下図のように、任意の条件でユーザーを選択し、「会議」ボタンをクリックすることで、新しい会議の設定画面を簡単に呼び出せます。

4. Teams のプレゼンス表示
InfoCall の画面上にTeams のプレゼンス情報を赤緑黄色のインジケーターで表示し、メンバーの在席情報を素早く把握できます。

このように、Skype から Teams へアップグレードしても、InfoCall からチャットや会議の設定、プレゼンスの確認等の連携機能をご利用いただける予定です。
上記の内容は、Teams のタブから InfoCall をご利用いただく際のご紹介ですが、InfoCall 本体(ブラウザからアクセス)からも同様に Teams と連携し、前述の2 ~ 4の機能がご利用いただけるようになります。
加えて、これまで Internet Explorer 限定だったプレゼンス表示も、Chrome や Edge(Chromium版)でもご利用いただけるよう、ブラウザ対応の拡充も併せて進めています。
※ 本投稿の機能、画面イメージは開発中のもので、製品リリース時に変更となる場合があります。

以上、簡単ではございますが InfoCall の Microsoft Teams 対応に関する対応状況と今後の予定についてのご紹介でした。
InfoCall は今後も、Office 365全域で活用できるアドレス帳を目指して、より多くの場面、様々なシチュエーションで統一した階層型アドレス帳をご利用いただけるように拡張を続け、人と組織の課題を解決し業務・作業効率の改善を目指してまいります。

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□ 参考リンク
Microsoft サポート: Skype for Business Online の廃止 (2021 年 7 月 31 日)
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/4511540/retirement-of-skype-for-business-online

Office 365グループ -2017年4月アップデート

2017年04月17日(月)

こんにちは、インフォシェア株式会社の北端です。

Office 365グループの2017年4月のアップデート情報がOffice チームのブログで紹介されました。「Office 365グループ」を検証していると、「ああ、こんなことが出来たら良いのに・・」「この動作は納得だが、そうであればここは動作がxxxであるべきでは・・」などとブツブツ独り言を発することが多くなりますが、一歩ずつ確実に進歩しているのがわかり、これからのOffice 365グループ機能には期待できますね。

さて、少し遅くなりましたが、2017年4月のアップデート情報がブログに投稿されましたので、内容を確認してみましょう。このブログ記事の中で大きなアナウンスは「Office 365グループの管理機能強化」があります。

Office 365グループは、考え方としてはユーザーによる「セルフサービスIT」の部類に入ります。通常の「セキュリティ グループ」や「配布リスト」は管理者が作成しますが、Office 365グループは一般ユーザーが「Outlook」、「Microsoft Teams」、「Microsoft Planner」、「Yammer」、「モバイルアプリケーション」からなど様々な場所から自由に作成できます。特に「Outlook on the Web」は専用のビューも用意されていたりと力が入っていますね。(見方によっては、別にグループを作成したいわけではないが、Teams、Plannerアプリケーションを使おうとすると、グループもできるという消極的な言い方もできます。)

昨年2016年のMicrosoft Igniteイベントでも、ユーザーの自由なアイディアやビジネスのスピードを緩めることなく、かつどのようにIT管理者はOffice 365グループを管理できるのか、ディスカッションされている場面が見られました。

もちろん、用件は組織ごとに異なるわけで、明確な「答え」は提示されていませんでしたが、これから継続的に組織の文化やポリシーに対応できる管理手法を提供するとのこと、今回のアップデートでその一部が提供されてきましたね。

・Retention Policies(保持ポリシー)

アイテムの保持ポリシーを作成できる機能ですね。ユーザーがセルフサービスで作れるOffice 365グループだからと言って作成されるコンテンツの管理をしないわけにはいきません。ポリシーを設定することで、法律で求められている種類の情報を要求にのっとって適切に扱うことが出来るようになります。

設定はアプリケーションランチャーから「セキュリティ」を選択します。 (https://protection.office.com

「データガバナンス」で「保持」を選択します。

shot1

あとはウィザード的に聞かれる項目を設定していくだけですので、特に難しい作業は必要ないようです。

大きく次の設定を行います。

・「アクション」の設定 → 条件に合致したとき、どのような動作をさせるのか。

・「対象範囲」の設定 → Exchangeメール、Office 365グループ、OneDrive、SharePoint、含む、除くを細かく設定できます。

shot2

保持ポリシーを作成してから、実際に動作開始するまで「最大7日間」かかると注意が出てきますので、この点はあらかじめ考慮しておく必要があります。

保持ポリシーを設定することにより、具体的にどのような動作をするのかは、下記で説明されています。

https://support.office.com/ja-jp/article/Overview-of-retention-policies-5e377752-700d-4870-9b6d-12bfc12d2423?ui=en-US&rs=en-US&ad=US#how

 

・Label management(ラベル管理)

ラベルを作成し、情報をクラス分けすることが出来ます。ラベルは保持ポリシーとも連動して働きますので、組織としてルールを決めて運用しなければならない種類の情報にラベルを付与します。ラベルは手動、自動でつけることが出来ます。

設定は、保持ポリシーで紹介している「セキュリティ」の「分類」から行います。

shot3

詳細情報はこちらから。

https://support.office.com/en-us/article/Overview-of-labels-af398293-c69d-465e-a249-d74561552d30?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

 

・Restore deleted groups(削除されたグループをリストアする)

削除されたグループは一定期間(既定では30日間)保持されているため、その定義された保持期間内であれば削除されたグループを復元することが出来るという機能です。Office 365グループは作成すると、グループ用のSharePointサイト、ライブラリ、共有用OneNote、共有のメールボックスやスケジュールなど関連する多くのリソースも「新規作成」されます。多くのOffice 365リソースがたった一回のユーザークリックで準備される一方、グループ削除後に必要な情報をもう一度手にしたい場合、もしこれらを「バックアップデータ」から一つひとつもどしていると大変な労力がかかります。

リストア操作はAzure Active Directoryに対してPowerShellで行います。

Restore-AzureADMSDeletedDirectoryObject –Id

shot4

復元対象のグループIDを確認し、グループIDを指定してリストア コマンドを走らせます。

通常数分でリストアがなされますが、まれなケースとして最大24時間かかることもあると記載されていますね。

https://support.office.com/ja-jp/article/Restore-a-deleted-Office-365-Group-b7c66b59-657a-4e1a-8aa0-8163b1f4eb54?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

上記記事には、この操作によって復元されるコンテンツは下記である旨が記載されています。

Azure Active Directory (AD) Office 365 Groups object, properties and members

Group SMTP address

Exchange Online shared inbox and calendar

SharePoint Online team site and files

OneNote notebook

Planner

Additionally if you have a connected Microsoft Team or Office 365 Connected Yammer group those can be restored as well.

リストア対象のコンテンツ量などにもよるのかと思いますが、私が検証したかぎりでは、コマンド処理はほぼ即時で、PlannerやTeamsは比較的すぐに復元されました。SharePointサイトの復元が少し時間がかかった感じです。

マイクロソフトが想定するOffice 365グループの管理手法は2016年のIgniteイベントで幾つか言及されていました。一つはレポート機能を使うことです。管理者はレポートからグループの「使用頻度」を確認し、不必要なグループを検討し削除していく。とはいえ、たとえ使用されていなくても、鵜も言わさずある一定の評価基準でバッサリとグループを消していくのは現実的に難しく、もし消すのであればきちんとコンテンツを復元できる方法が提供されてしかるべきで、今回の機能は、現実的なグループ管理に向けての第一歩になります。

さて、次の3か月で登場が予告されているのが下記です。

Expiry policy *(要Azure Active Directory Premium)

Azure AD naming policy *(要Azure Active Directory Premium)

Default classification and classification description

Classification is available when creating or modifying a group across apps

どれも必要な機能ばかりですね。登場が楽しみです。