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SharePoint の標準の機能である「ディスカッション掲示板」を利用して情報共有を行う際に、よく問題となる点の一つに文書ファイルの添付の扱いがあります。

文書ファイル添付に関する主な問題点

• ドラッグ＆ドロップでメッセージ内にファイルを貼りつけたいが、Web アプリなので出来ない
• 文章と文章の間に文書ファイルや画像を貼りつけたいが、操作方法がとても難しい
• 文書ファイルの検索はできるが、それが添付されているメッセージを探し出すのが困難

Silverlight により使いやすく分かりやすい UI を実現

これらの操作は、クライアントアプリケーションで情報共有を行う場合には、多くのアプリケーションで対応していますが、ブラウザベースの製品では、表現上の制限となってしまっているケースが多く、SharePoint Server においても実現が難しい機能となっています。

そこで、InfoNote では、新しいリッチインターネットアプリケーション技術である Silverlight を利用して、ドラッグ＆ドロップによる直観的な操作で、文章と文章の間にドキュメントや画像を挿入し、表現力の高いメッセージを手軽に残せるブラウザベースのアプリケーションを実現しました。これにより、従来の Web アプリケーションには無い優れた操作性で、情報の添付や記録ができるようになっています。社内のナレッジベース、プロジェクトの情報共有、製品に対する FAQ や各種お知らせなど、SharePoint 上でより手軽に実現し、社内情報の共有を促進できます。

文書テンプレート管理例

InfoNote では一般の掲示板とは違い、ドラッグ＆ドロップによって添付されたドキュメントや画像はその掲示板の中に情報が蓄積されるのではなく、より機能的で管理性に優れるドキュメントライブラリや画像ライブラリといった SharePoint のライブラリに、トピック毎にフォルダが作成され自動的に整理、保管されます。つまり、文章ファイルや画像をそれぞれの専用機能の保管庫にうまく保管しながら、掲示板のメッセージとリンクでつなぐような形式で保管されるのです。そのため、添付文書も一般の SharePoint での文書管理と同じレベルの機能を活用できるようになっており、ドキュメントライブラリ、画像ライブラリが持つ様々な機能との連携ができるようになっています。そのため、例えば、以下のような使い方も可能になります。

文書・画像が主体の情報管理

例）各種文書テンプレートの情報共有
１つのトピックに対して、１つの文書テンプレートを貼りつけ、それらのテンプレートの記載方法や説明を画像にして貼りつけ、テンプレートを管理する方法です。

１例ではありますが、このように、文章の中に、画像や文書ファイルを貼りつけておき、画像ライブラリやドキュメントライブラリと連携する機能を利用して、各種申請書のフォーマット管理などにも応用することができます。

個人毎の既読・未読

SharePoint で情報共有を行う際に、日本のお客様が不足していると感じる機能に「既読・未読」の管理機能があります。

これらはシステムとして SharePoint Server がもっていない機能になりますが、InfoNote では国内のお客様に必要な機能を提供すべく、標準で個人毎の既読・未読の管理を実現しています。

検索結果からの逆引き機能

ドキュメントへ付与するタグ情報は、SharePoint Server 2010 で搭載された非常に便利な機能です。しかし、「タグをわざわざつける」必要があり、この操作を全社員に徹底することは困難な場合があります。一方、掲示板にメッセージを残し、添付ファイルや画像を貼るという作業は、社員の皆様が日常的によく行う作業のひとつであり、新しい操作ではありません。

InfoNote では、この行動に着目し、掲示板のメッセージを掲示板のメッセージ自体と文章ファイル内容の両方から検索できるようにしました。ユーザーが検索を行うと、メッセージ本文も検索結果として表示されるだけではなく、Excel® や Word 等のドキュメントの全文検索の結果から、その文書が添付された掲示板のメッセージ本文への逆引きジャンプも可能になるのです。そのため、検索されたドキュメントがどんな話の流れで貼りつけられた文書ファイルであるのか？がひと目でわかり、情報活用の幅を大きく拡げることができます。

※ FAST Search Server 2010 for SharePoint にも対応しております。

電子メールの情報と掲示板の情報の大きな違いは、情報の再利用性にあります。そのため、単純に掲示板の情報を読み、書き込むだけではなく、必要なときに素早くその情報にアクセスできる機能が必要です。

そこで、InfoNote では様々な素早いアクセスを実現するための機能を搭載しています。

お気に入りのトピック

ユーザー毎にトピックのお気に入りを設定できます。掲示板での必要なトピックを上位にもってくるといった並び替えが行えますので、よく読む掲示板に素早くアクセスが可能です。

マークの付与

質問/回答を共有する FAQ 掲示板などで、質問に対してこれが一番いい回答だという場合、その回答にマークをつけることができます。掲示板のメッセージにマークがつくことにより色分けされるため、質問の回答を素早く確認することが可能です。

トピックの動的な絞り込み

たくさんのトピックも文字を打つごとに必要なものに動的に絞られていきますので、いつでも必要なトピックを気軽に探せます。

トピック内メッセージ内の動的な検索

トピック内のメッセージもキーワードを打つだけでどんどん関連する場所がわかるようになっています。

InfoNote では、掲示板としての基本機能も大幅に強化されています。以下のような標準のディスカッション掲示板には無い機能で、情報の蓄積や視認性が向上しています。

スレッド表示、アウトライン表示に対応

標準の表示方法の他に返信をスレッド形式で表示したり、アウトライン形式で表示したりと、情報の関係性がより分かりやすく視覚化できるようになっています。

日本語に完全対応した Silverlight エディタでの簡単文章編集

日本語での文字入力や基本的な装飾機能を搭載した日本語対応 Silverlight エディタを搭載しています。画像のリサイズや文字のハイライト表示など、Silverlight では実装が困難な内容を独自技術でカバーし、使いやすいエディタを実現しました。また、編集方法もエリアを広くつかえるポップアップ表示、文言を確認しながら返信ができる、インライン表示の２種類から選択できるようになっています。

各所に RIA 的な動きによる分かりやすい UI を実現

ツールバーや右クリックメニューのサポートといった、クライアントアプリケーションに近い操作メニューや動的な動きを随所に採用しているため、他社の Web ベースではない、 Notes 等のグループウェアからの乗り換えなどでも、違和感なく操作することが可能です。

画面を有効につかえるフルウィンドウモード

SharePoint は画面の多くをナビゲーションの UI が占めており、製品の UI やコンテンツの表示にエリアを広く取れない点も操作性の低下の一因になっています。そこで、表示エリアを広くとれるフルウィンドウモードを用意しました。ナビゲーションメニューの多くを一時的に隠せますので、幅広い作業エリアを確保することができます。

Outlook の連携やメールでのアイテム投稿、 RSS 、通知などもそのままサポート

本来ディスカッション掲示板がもつこれらの連携機能はそのまま、InfoNote でもお使いいただくことが可能です。

検索結果からの逆引き機能

InfoNote は SharePoint Server 自体のバックアップ、リストアでも問題にならないように、外部 SQL サーバーなどにデータをもたせていません。データのすべてを SharePoint リストで管理し、掲示板の内容データは、標準機能である「ディスカッション掲示板」に保管することで、高いメンテナンス性を実現しました。

InfoNote はその上で動作するビューという位置づけにすることにより、既存のディスカッション掲示板との相互移行を可能にしながら、機能を拡張しています。また、インストールも非常に簡単で、標準構成のファーム環境でしたら約 10 分でセットアップが完了します。インストールからデータ保全までを考慮にいれた安心設計も大きな魅力の１つです。

製品カタログ

以下の PDF をダウンロードしてください。 ダウンロードコーナーからも入手することができます。

• InfoNote for SharePoint Server 2007/2010 [2,002KB]
• InfoNote 掲示板機能比較表 [159KB]

製品のDEMO動画（外部サイトへのリンク）

• 様々なインターフェース
• 既読未読管理＆各種検索機能
• マーク＆検索結果からの逆引き
• 画像やドキュメントのドラッグ＆ドロップ
• 画像やドキュメントのライブラリへの仕分け
• Outlook 連携
• 設定＆ディスカッション掲示板連携