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【KnowledgeLake Connect】Outlookに届いたメールと添付ファイルをSharePoint上でチームで共有する

2014年03月20日(木)

みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は前回に引き続きKnowledgeLake Connect(以下、Connect)の話題です。
Connectの基本機能については前回の記事をご覧いただくことにして、Office製品(特にOutlook)との連携についてご紹介します。

Officeアドイン

Connectをインストールすると、Officeアドインが使用可能となり、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlookからファイルを直接Connectにエクスポートしたり、SharePointにアップロードすることができます。

アドインが追加されたWordを開いてみると、リボンに「KnowledgeLake」タブが追加されています。

図12

OutlookでConnectを使ってみよう

本日のメインであるOutlookとConnect、SharePointとの連携についてご紹介します。

Connectのアドインが追加されたOutlookでは、Outlookに届いたメールのメッセージとその添付ファイルをSharePoint上にアップロードし、チームで共有することができます。

SharePointとの連携の方法は2つあります。
一つは、SharePointに直接アップロードする方法で、もう一つはConnectにエクスポートする方法です。

下図はOutlookの「KnowledgeLake」タブです。

図19

[インデックスを作成]を選択すると、ファイルのプロパティを編集して、選択したSharePoint上のサイトやライブラリに直接アップロードできます。

[エクスポート]を選択すると、Connectにファイルがエクスポートされます。

[オプション]と[としてエクスポート]の右下の▼をクリックすると、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択できます。メッセージと添付ファイルは一つにまとめて保存したり、別々に保存したりと選択することができます。

では、実際に使ってみます。まずはSharePointに直接保存したいと思います。

[オプション](1)でメッセージと添付ファイルの保存方法を選択し(2)、[キューに追加](3)をクリックします。今回はメッセージと添付ファイルを一つに保存します。

図13

下図のパネルが表示されます。このパネルはサイトモードとプロパティモードがあり、矢印ボタンで切り替え可能です。

≪サイトモード≫

図14

≪プロパティモード≫

図15

サイトモードでファイルを追加したいサイトやライブラリを選択し、プロパティモードでファイル名等の情報を入力します。

プロパティモードの画面下にある保存をクリックするとアップロードができました!

 

図16

続いて、Outlookのメールや添付ファイルをConnectにエクスポートしたいと思います。

[としてエクスポート]をクリックし、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択します。今回は添付ファイルのみを保存します。

図17

Connectではファイルをアップロードしようとすると、まずファイルが「ファイルのキュー」という場所に追加されます。そこでプロパティ情報を入力して保存をクリックすると、SharePoint上にファイルがアップロードされるという流れになります。

Outlookで「としてエクスポート」でファイルの保存方法を選択すると、Connectの「ファイルのキュー」にファイルが追加されます。

図21

ここでファイル名等のプロパティ情報を入力して[保存]をクリックします。

添付ファイルがアップロードされました!

図20

以上、Connectでした!