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2014年2月の記事

【KnowledgeLake】KnowledgeLake Imaging for SharePointのファイル検索を使ってみよう

2014年02月27日(木)

インフォシェアブログをご覧の皆様、ごきげんよう!
SharePoint大好き、神田です。

本日は、前回の小高の記事に続き、KnowledgeLake Imaging for SharePoint(以下、Imaging)のファイル検索機能について書かせていただきます。

さて、早速ですが、Imagingのファイル検索の特徴は、

  1. 複数ライブラリを跨いだ検索ができる
  2. プロパティ(列)検索ができる
  3. 検索条件を保存し、Webパーツとして利用できる
  4. 検索結果を並べ替えたり、グループ化したりできる
  5. 複数ファイルを選択して、CSVにエクスポートしたり、メールに添付したりできる
  6. Officeファイルだけでなく、PDFや画像ファイルもプレビュー表示できる
  7. プレビューを見ながら、プロパティを編集したり、ワークフローを開始したりできる

などなど、SharePointのエンタープライズサーチではできないことや、できるけど使いにくい部分を補完してくれるんですね。

ひと言で言うと

 

こういう検索機能が欲しかったんです!

 

って感じです。
初めてでもすんなり使えるんじゃないかなってぐらい使いやすいですね。

では、どのぐらい使いやすいのかご紹介していきましょう。

下図は、前回の小高の記事にもありました、KnowledgeLake クエリビルダー Webパーツです。
作成した検索条件をWebパーツとして配置して、検索できるようにしたものですね。

image

 

例えば、リース開始日を指定して検索してみます。

image

 

上が、前回も出てきましたKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツ、下が今回初登場のKnowledgeLake ビュー Webパーツです。

KnowledgeLake クエリ結果 Webパーツには、検索結果が表示されており、ファイルを選択すると、KnowledgeLake ビュー Webパーツに表示される、といった感じですね。

KnowledgeLake ビュー Webパーツは、また次の機会にご紹介するとしまして、今回はKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツを使ってみます。

 

まずは、列見出しに着目してみましょう。
列見出しをクリックすると、並べ替えができます。▲が昇順、▼が降順といった具合ですね。
そして、フィルタのマークをクリックすると、フィルタ条件を設定するダイアログが出てきて絞り込みができます。

下図の例では、「リース開始日」を昇順に並べ替えて、「SPContentType」を契約書に絞り込んだ状態です。

image

 

「まぁこれぐらいできるよね」って思われた方もいるかもしれませんが、本領発揮はここからです。

列見出しの上に何か書いていますね。

「列でグループ化するためには、その列見出しをドラッグして、ここにドロップしてください」

わかりやすい。

そんなわかりやすく書かれているなら、ドラッグしてドロップしてみましょう。

「会社名」と「SPContentType」をドラッグしてドロップしてみました。
※「SPContentType」のフィルタは解除しています。

image

 

書いている通りですが、「会社名」と「SPContentType」でグループ化された状態ですね。
で、その中で「リース開始日」が昇順で並んでいると。
いいですね。Excelのピボットテーブルみたいで使いやすいです。

今回はフィルタを解除しましたが、もちろんフィルタを設定することもできます。

そして、グループ化項目のさらに上を見てみると、何やらボタンがついていますね。

ボタンがあったら押してみたくなるのが人の性

ということで、押してみましょう。

まずは、いちばん左「選択されたドキュメントの CSV へのエクスポート」というボタンです。

image

 

SharePointも標準でExcelにエクスポートする機能は持っていますが、ちょっと使いにくかったりしますよね。
フィルタを設定した状態でエクスポートできなかったり、エクスポートされたデータに余計な列が追加されていたり。。。

その点、KnowledgeLake クエリ結果 Webパーツは、

 

普通にエクスポートすればいいんだよ!

 

と言わんばかりのシンプルさ。これでいいんです。
いや、これがいいんです。

 

続いて、メールのボタンを2つ。
「添付ファイルとして電子メールで送信」と「リンクとして電子メールで送信」です。

image

 

上図は、「リンクとして電子メールで送信」を押した例です。
複数ファイルを選択して一度にリンク送信、なんてことができちゃいます。

派手さはないですけど便利な機能ですよねー。
欲を言うとURLを短縮してくれるとか、ファイル名で表示してくれたりすると最高なんですけど。。。
ま、そこは今後に期待ということで。

 

そして、次は「複数ドキュメントの表示」ボタンです。

image

 

複数のドキュメントを「KnowledgeLake View」という画面で表示してくれます。
この画面上でできる操作は、KnowledgeLake ビュー Webパーツと合わせて今後ご紹介させていただくとしまして、今回は各ファイルの左側についている「+」ボタンをご紹介させていただきます。

image

 

「+」ボタンをクリックすると上図のようにファイルのプレビューが表示されます。
そして、「編集」ボタンをクリックすると、プレビューを見ながらプロパティ編集ができちゃうんですね。

いやーこれも便利ですよ。

まず、SharePointってOffice Web Appsを使ってOfficeファイルのプレビュー表示はできますが、PDFや画像ファイルってプレビュー表示できないんですよね。

そして、プロパティの編集もSharePoint標準だとファイルのプレビューを見ながらはできないんです。

ファイルに書かれている内容をプロパティにセットしたい、みたいなことってあると思います。
そんな時に、ファイルを開いて、ファイルに書かれている内容を確認して、プロパティの編集画面出して…ってやっていると

「あれ?何て書いてあったっけ?」

みたいなことになりがちです。

なので、プレビューを見ながら操作ができるって便利なんですよね。

しかも、KnowledgeLake Viewでプレビューを見ながら操作できることは、これだけではないのです。

それは、今後のお楽しみ!

 

というわけで、今回はKnowledgeLake クエリ結果 Webパーツを中心にご紹介させていただきましたが、KnowledgeLake製品は他にも色々ございまして、文書管理をするためだけでなく、管理された文書を活用するための便利機能が満載です。

私の大好きなNintex Workflowと連携したりもできるんですよ( ̄▽ ̄)

それも、今後のお楽しみ!

 

それでは皆様、次回はラスベガスから最新情報をお届けする予定ですので、お楽しみに。

以上、神田でした。