2019年2月の記事
InfoCallが解消するお客様の「困った」③ ～「ピンとこない、非効率な検索」 Skype , SharePoint編～
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私たちは毎日どこかで、「困った」と立ち止まり、無意味に「時間」を奪われます。
インフォシェアの製品・サービスは、お客様の「困った」を解消し、有意義な「時間」を生み出します。
本連載では、InfoCallが解消するお客様の「困った」についてご紹介していきます。
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今回ご紹介するInfoCallが解消するお客様の「困った」は、「ピンとこない、非効率な検索」 Skype , SharePoint編です。前回はOutlookに焦点を当てて、InfoCallの検索機能をご説明しましたが、本稿では、Skype , SharePointにおいて「人や組織」を探す作業をより速く、よりカンタンにする機能という切り口から、「表示や検索をする属性の設定」、「1文字からの検索」、「人と組織の検索の切り替え」をご紹介します。
■表示や検索をする属性の設定
Skypeは、Outlookよりも検索しやすい印象があるのではないでしょうか。これは、名前以外の勤務先や役職などの属性で、部分一致のような検索できるようになったからです。詳しい内容を知りたい方は、こちらをご覧ください。やはり、名前以外のいろいろな属性で探すことができると、より速く、よりカンタンに探せるようになります。
しかしながら、お客様の数だけ企業の文化があり、人や組織を管理する属性をすべて用意しておくことはできません。そのため、InfoCallでは、多様なニーズに対応できるよう「表示や検索をする属性の設定」を可能としています。これによって、お客様の企業が独自に利用している属性も表示ができ、さらに検索対象とするか、しないかの設定も可能です。具体例をお見せします。
今回の例では、下表のような属性の設定を追加しています。
この例では、すべての人の“会社名”の属性に“デモ株式会社”をデータとしてもたせているため、「デモ」で検索すると、すべてのユーザーが検索されます。
また、“事業場”の属性を利用して、「本社」と検索すると、本社の社員だけを絞り込むといった検索が可能です。
さらに、“資格”の属性を利用して、「本社 CFP」と検索すると、本社にいる社員からCFPの資格を持つ社員だけを絞り込むといった検索が可能です。
InfoCallは、「表示や検索をする属性の設定」によって、お客様の企業の実情に合わせた、より速く、よりカンタンな人や組織の検索を提供いたします。
■１文字からの検索
続きまして、「1文字からの検索」の機能をご紹介いたします。
単刀直入に言いますと、SharePointにおけるユーザーの検索は3文字からとなります。欧米の名前では2文字以下の名前はないのでしょう。
さきほどのサンプルデータには「斉藤 正弘」という人がますが、「斉藤」の2文字では検索できません。（ちなみに、「斎藤」でも「齊藤」でも「齋藤」でも検索できません。）
「斉藤 正弘」というデータがあれば、「斉藤␣（スペース）」の3文字として検索することは可能です。
これで問題ないというわけではありません。日本には1文字の姓の人には、このテクニックは使えません。つまり、林さん、森さん、原さん、東さん、辻さん・・・は検索することができません。
そこで、InfoCallでは、日本の名前の文化に適応するように「1文字からの検索」を可能としています。ですので、当然「林」さんも検索できるのです。
■人と組織の検索の切り替え
最後に、「人と組織の検索の切り替え」をご紹介します。言い換えますと、InfoCallは「人だけを検索」することも「組織だけを検索」することも、「人と組織の両方を検索」することができます。
「人だけを検索」につきましては、今回までの記事をご覧いただければと思います。
「組織だけを検索」につきましては、部署名が曖昧になった場合でも、覚えている文字、単語からの検索ができますし、各グループ会社のある部署だけ、例えば「人事部」をすべて洗い出すことも可能です。
「人と組織の両方を検索」につきましては、部長と部署全体に送るメールなどがカンタンに作成することがでます。
例えば、「人事部」で検索して、部長の「伊藤帆花」さんと「人事部」を選択し、メールボタンをクリック。
宛先に「伊藤帆花」、CCに「人事部」を選択して、メールボタンをクリック。
これで、宛先が人事部の部長「伊藤帆花」さん、CCが「人事部」としたメールの作成が始まります。
いかがでしたでしょうか。インフォシェア株式会社では様々な業務のシーンでのお客様の「困った」を解消するお手伝いができるよう製品を開発し、各種サービスを提供しております。是非、「お問い合わせ」から、ご連絡ご相談ください。