
みなさま、こんにちは。インフォシェアの小林です。
今回は前回に引き続きKnowledgeLake Connect(以下、Connect)の話題です。
Connectの基本機能については前回の記事をご覧いただくことにして、Office製品(特にOutlook)との連携についてご紹介します。
Officeアドイン
Connectをインストールすると、Officeアドインが使用可能となり、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlookからファイルを直接Connectにエクスポートしたり、SharePointにアップロードすることができます。
アドインが追加されたWordを開いてみると、リボンに「KnowledgeLake」タブが追加されています。
OutlookでConnectを使ってみよう
本日のメインであるOutlookとConnect、SharePointとの連携についてご紹介します。
Connectのアドインが追加されたOutlookでは、Outlookに届いたメールのメッセージとその添付ファイルをSharePoint上にアップロードし、チームで共有することができます。
SharePointとの連携の方法は2つあります。
一つは、SharePointに直接アップロードする方法で、もう一つはConnectにエクスポートする方法です。
下図はOutlookの「KnowledgeLake」タブです。
[インデックスを作成]を選択すると、ファイルのプロパティを編集して、選択したSharePoint上のサイトやライブラリに直接アップロードできます。
[エクスポート]を選択すると、Connectにファイルがエクスポートされます。
[オプション]と[としてエクスポート]の右下の▼をクリックすると、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択できます。メッセージと添付ファイルは一つにまとめて保存したり、別々に保存したりと選択することができます。
では、実際に使ってみます。まずはSharePointに直接保存したいと思います。
[オプション](1)でメッセージと添付ファイルの保存方法を選択し(2)、[キューに追加](3)をクリックします。今回はメッセージと添付ファイルを一つに保存します。
下図のパネルが表示されます。このパネルはサイトモードとプロパティモードがあり、矢印ボタンで切り替え可能です。
≪サイトモード≫
≪プロパティモード≫
サイトモードでファイルを追加したいサイトやライブラリを選択し、プロパティモードでファイル名等の情報を入力します。
プロパティモードの画面下にある保存をクリックするとアップロードができました!
続いて、Outlookのメールや添付ファイルをConnectにエクスポートしたいと思います。
[としてエクスポート]をクリックし、メッセージと添付ファイルの保存方法を選択します。今回は添付ファイルのみを保存します。
Connectではファイルをアップロードしようとすると、まずファイルが「ファイルのキュー」という場所に追加されます。そこでプロパティ情報を入力して保存をクリックすると、SharePoint上にファイルがアップロードされるという流れになります。
Outlookで「としてエクスポート」でファイルの保存方法を選択すると、Connectの「ファイルのキュー」にファイルが追加されます。
ここでファイル名等のプロパティ情報を入力して[保存]をクリックします。
添付ファイルがアップロードされました!
以上、Connectでした!