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カテゴリー:InfoCall

InfoCallが解消するお客様の「困った」③ ~「ピンとこない、非効率な検索」 Skype , SharePoint編~

2019年02月12日(火)

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私たちは毎日どこかで、「困った」と立ち止まり、無意味に「時間」を奪われます。
インフォシェアの製品・サービスは、お客様の「困った」を解消し、有意義な「時間」を生み出します。
本連載では、InfoCallが解消するお客様の「困った」についてご紹介していきます。
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 今回ご紹介するInfoCallが解消するお客様の「困った」は、「ピンとこない、非効率な検索」 Skype , SharePoint編です。前回はOutlookに焦点を当てて、InfoCallの検索機能をご説明しましたが、本稿では、Skype , SharePointにおいて「人や組織」を探す作業をより速く、よりカンタンにする機能という切り口から、「表示や検索をする属性の設定」、「1文字からの検索」、「人と組織の検索の切り替え」をご紹介します。

■表示や検索をする属性の設定
 Skypeは、Outlookよりも検索しやすい印象があるのではないでしょうか。これは、名前以外の勤務先や役職などの属性で、部分一致のような検索できるようになったからです。詳しい内容を知りたい方は、こちらをご覧ください。やはり、名前以外のいろいろな属性で探すことができると、より速く、よりカンタンに探せるようになります。
 しかしながら、お客様の数だけ企業の文化があり、人や組織を管理する属性をすべて用意しておくことはできません。そのため、InfoCallでは、多様なニーズに対応できるよう「表示や検索をする属性の設定」を可能としています。これによって、お客様の企業が独自に利用している属性も表示ができ、さらに検索対象とするか、しないかの設定も可能です。具体例をお見せします。
今回の例では、下表のような属性の設定を追加しています。

この例では、すべての人の“会社名”の属性に“デモ株式会社”をデータとしてもたせているため、「デモ」で検索すると、すべてのユーザーが検索されます。

また、“事業場”の属性を利用して、「本社」と検索すると、本社の社員だけを絞り込むといった検索が可能です。

さらに、“資格”の属性を利用して、「本社 CFP」と検索すると、本社にいる社員からCFPの資格を持つ社員だけを絞り込むといった検索が可能です。

InfoCallは、「表示や検索をする属性の設定」によって、お客様の企業の実情に合わせた、より速く、よりカンタンな人や組織の検索を提供いたします。

■1文字からの検索
続きまして、「1文字からの検索」の機能をご紹介いたします。
単刀直入に言いますと、SharePointにおけるユーザーの検索は3文字からとなります。欧米の名前では2文字以下の名前はないのでしょう。
さきほどのサンプルデータには「斉藤 正弘」という人がますが、「斉藤」の2文字では検索できません。(ちなみに、「斎藤」でも「齊藤」でも「齋藤」でも検索できません。)

「斉藤 正弘」というデータがあれば、「斉藤␣(スペース)」の3文字として検索することは可能です。

これで問題ないというわけではありません。日本には1文字の姓の人には、このテクニックは使えません。つまり、林さん、森さん、原さん、東さん、辻さん・・・は検索することができません。
そこで、InfoCallでは、日本の名前の文化に適応するように「1文字からの検索」を可能としています。ですので、当然「林」さんも検索できるのです。

■人と組織の検索の切り替え
最後に、「人と組織の検索の切り替え」をご紹介します。言い換えますと、InfoCallは「人だけを検索」することも「組織だけを検索」することも、「人と組織の両方を検索」することができます。

「人だけを検索」につきましては、今回までの記事をご覧いただければと思います。

「組織だけを検索」につきましては、部署名が曖昧になった場合でも、覚えている文字、単語からの検索ができますし、各グループ会社のある部署だけ、例えば「人事部」をすべて洗い出すことも可能です。

「人と組織の両方を検索」につきましては、部長と部署全体に送るメールなどがカンタンに作成することがでます。
例えば、「人事部」で検索して、部長の「伊藤帆花」さんと「人事部」を選択し、メールボタンをクリック。

宛先に「伊藤帆花」、CCに「人事部」を選択して、メールボタンをクリック。

これで、宛先が人事部の部長「伊藤帆花」さん、CCが「人事部」としたメールの作成が始まります。

いかがでしたでしょうか。インフォシェア株式会社では様々な業務のシーンでのお客様の「困った」を解消するお手伝いができるよう製品を開発し、各種サービスを提供しております。是非、「お問い合わせ」から、ご連絡ご相談ください。

InfoCallが解消するお客様の「困った」② ~「ピンとこない、非効率な検索」 Outlook編~

2018年12月25日(火)

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私たちは毎日どこかで、「困った」と立ち止まり、無意味に「時間」を奪われます。
インフォシェアの製品・サービスは、お客様の「困った」を解消し、有意義な「時間」を生み出します。
本連載では、InfoCallが解消するお客様の「困った」についてご紹介していきます。
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今回ご紹介するInfoCallが解消するお客様の「困った」は、「ピンとこない、非効率な検索」 Outlook編です。Office 365 のアプリケーションの1つである、Outlookで「人や組織」を探そうとして検索をしてみると、予想とは違う結果が出てくることはありませんか。これは、Outlookのアプリケーションの検索が欧米と日本の組織や氏名の文化のギャップから生まれるクセが原因なのです。そこで、InfoCallはこれらに対応して、いろいろな機能を組み合わせ、日本でつかっても「ピンとくる、効率的な検索」を提供しています。
本稿では、Outlookでの「ピンとこない、非効率な検索」に焦点を絞って、InfoCallの強力な検索機能である、「部分一致」、同じ読みの異なる漢字(さいとうの斎、齊など)に対応する「同義語」検索、「複数キーワード」をご案内します。

「人や組織の情報」を検索するといえば、やはりメールを送る場面です。毎日の業務で、Outlookでメールの相手を探している方は、大勢いるかと思います。そして、思い通りに探せない方もまた、大勢いるのではないでしょうか。そんな「ピンとこない、非効率な検索」を引き起こす、検索のクセを見ていきましょう。

まず1つ目のクセが「前方一致」です。言い換えますと、「先頭の文字から順番に、一致するものを絞りこむ」という検索です。どちらかといえば「どこかのだれかを探す」のでななく、「完全に条件にあてはまる人だけを残す」というイメージです。このため、”名前”の列を検索する場合、姓から正確に入力しないと、メールの相手は探し出せません。

01-検索デフォルト

上のようなアドレス帳で見てみましょう。
姓を忘れてしまい、「〇藤」さんを探そうと「藤」を検索すると・・・

02-検索「〇藤」

「鈴木 太郎」が選択されます。これは、Outlookの検索においては、先頭の文字の中で「藤」に最も近い文字は「鈴」でした、という結果を表しています。ピンとこないですし、探すのに時間を奪われます。

では、ちゃんと姓を覚えていた場合はどうでしょう。
“名前”の列を、「藤」で検索すれば、「藤 清二」が選択されます。

03-検索「斎藤」アップ

しかし、「さい」には「」、「」、「」、「」の4種類もあり、間に「さいとう」以外の人が入り込みます。このため、数十名を超える場合、スムーズに検索するには、4種類の「さい」の漢字を常に正確に覚えていることが必要ですが、現実的ではありません。

 次に2つ目のクセが「単一キーワード」です。例えば、「部長の伊藤さん」を探したい場合は、「伊藤␣部長」で検索すれば、出てきそうですが・・・出てきてくれません。「伊藤␣部長」を1つのキーワードとして「姓は伊藤、名は部長」という人を探します。「複数キーワード」の検索は、Outlookでは「高度な検索」としてできる場合もありますが、検索ボックスごとにキーワードを入れる必要があるため、効率的とは言えません。

04-高度な検索ぼかし

Outlookにおいて、「ピンとこない、非効率な検索」の原因であるクセを2つほどご紹介しました。これが、英語圏であれば、仕事仲間を姓ではなく名前で呼びあうことが多く、名前から文字を前方一致で探すだけで事がたりることが多いため、特に問題とならない事が多いのですが、日本だと漢字で“名前”フィールドをフルネーム構成されているケースですと、上記のような問題が発生しますし、逆にグローバル企業で英語で統一している場合、日本人も名前からの表示になってしまうので、姓だけではなく名がわからないと探せないという問題が発生し、日本での人を探す行為の効率が著しく低下する要因になっています。

InfoCallでは、こうした事を踏まえ、このようなケースでも問題なく必要とする人や組織を素早くさがせるための工夫をおこなっています。今回はそうした工夫のうち「ピンとくる、効率的な検索」の一部機能をご紹介します。

まず1つ目の機能が「部分一致」です。言い換えますと、「順番に関係なく、一致するものをすくい上げる」という検索です。つまり、「どこかのだれかを探す」ために、「条件にあてはまる人たちを洗い出す」というイメージです。このため、姓でも、名でも、それらの組み合わせでも入力すれば、条件にあてはまるメールの相手が見つかる、「ピンとくる、効率的な検索」といえます。

検索ビューは、「洗い出し」ていくため、空白から始まります。

05-検索ビュー デフォルト

部分一致であれば、「〇藤」さんを洗い出すことができます。

06-検索ビュー 藤 アップ

前方一致なら先頭の文字から始める必要がありますが、部分一致ならば、条件にあてはまる人や組織の洗い出しを、直感的に行えます。

それでは、「藤」さんはどうでしょう。

07-検索ビュー 斉藤 アップ

ご覧の通り、InfoCallは、「」、「」、「」、「」の4種類すべての「さいとう」さんが、洗い出すことをできるのです。
こちらの、同じ読みの異なる漢字に対応する検索を、InfoCallでは「同義語」検索と呼んでいます。
「同義語」の初期設定として、以下の7つの組み合わせが登録されています。

「高」 「髙」
「沢」 「澤」
「浜」 「濱」
「辺」 「邊」 「邉」
「斉」 「斎」 「齊」 「齋」
「崎」 「﨑」 「𥔎」 「碕」 「嵜」
「吉」 「𠮷」

さらに、お客様自身で、漢字だけでなく、「William」と「Bill」など英語の愛称を追加することが可能です。

08-検索ビュー bill アップ

では、最後に「複数キーワード」を利用して、「部長の伊藤さん」を探してみましょう。

09-検索ビュー 伊藤 部長 アップ

「複数キーワード」によって、名前ふりがな部署役職など、登録されている属性に基づいた、複数の条件からの絞り込みが可能となります。

以上の「部分一致」「同義語検索」「複数キーワード」の機能を一言でまとめるならば、あてはまる人すべてを、漢字の違いを意識せずに、複数の条件で洗い出せる、「ピンとくる、効率的な検索」となるのではないでしょうか。

まだまだ、InfoCallの検索機能はございますが、紙面の都合上、次回に続けさせていただきます。

いかがでしたでしょうか。インフォシェア株式会社では様々な業務のシーンでのお客様の「困った」を解消するお手伝いができるよう製品を開発し、各種サービスを提供しております。是非、「お問い合わせ」から、ご連絡ご相談ください。

InfoCallが解消するお客様の「困った」①  ~「相手を探すUIがバラバラ」~

2018年12月05日(水)

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私たちは毎日どこかで、「困った」と立ち止まり、無意味に「時間」を奪われます。

インフォシェアの製品・サービスは、お客様の「困った」を解消し、有意義な「時間」を生み出します。

本連載では、InfoCallが解消するお客様の「困った」についてご紹介していきます。

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 今回ご紹介するInfoCallが解消するお客様の「困った」は、Office 365 で「相手を探すUIがバラバラ」です。OutlookSkype for BusinessSharePointでは、コミュニケーションや共有するときの「相手を探すUIがバラバラ」です。そこで、InfoCall「相手を探すUIを1つに」し、業務の効率化につなげます。さらに、その結果として相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択できるのです。

毎日の業務の中で、社内の人とコミュニケーションをしない日は、まずありえません。メールや会議をするときの「相手を探すUI」は、Outlookアドレス帳を用いた検索画面となります。

[181205-1]outlookアドレス帳赤枠

一方で、IMやビデオ通話などをするときの「相手を探すUI」は、グループや名前、連絡先を使うSkype for Businessを用いた検索画面となります。

[181205-7]skype画面

Outlookとは全く違います。そして、複数人を追加しようすると、さらに違う「相手を探すUI」が出てきます。Skypeだけでも、「相手を探すUI」が2つあることになります。

まだあります。SharePointです。

SharePointでサイトやドキュメントを共有するときの、「相手を探すUI」は、SharePointを用いた検索画面となります。

[181205-4]SPユーザー招待 クラシックぼかし

毎日繰り返す業務の中で、Outlook, Skype for Business, SharePointそれぞれのアプリケーションごとに「相手を探すUIを使い分けることになるのです。

いまご紹介した「相手を探すUI」を使おうとする際に、「え~っと」と立ち止まる「時間」があるのではないでしょうか。そうでなくとも、アプリケーションごとに「相手を探すUI」を覚えることに、生産性はあるのでしょうか。

InfoCallは、「相手を探すUIを1つに」し、OutlookSkype for BusinessSharePointでの相手を探すプロセスを統一し、業務の効率化につなげます。

InfoCallは、OutlookSkype for BusinessSharePointから表示できる電話帳Webアプリケーションです。ですので、Intenet ExplorerChromeなどのブラウザからも電話帳として独立して表示できます。「相手を探したい」ときにいつでも、「InfoCallUI」が呼び出せるということになります。

InfoCallUI」には、階層型アドレス帳の機能をもつ「組織ビュー」強力な検索機能をもつ「検索ビュー」が用意されています。(強力な検索機能については、次回にご紹介する予定です。)

たどって探せる「組織ビュー」

[181205-5]InfoCall UI 組織 選択ぼかし

キーワードで絞り込む「検索ビュー」

[181205-6]InfoCall UI 検索

青枠で囲まれた部分は、ブラウザから電話帳として独立して表示されるときのみに追加されます。これは、電話帳で探した人、組織、リソースなどの相手に対して、Outlookのメールと予定、Skypeから、とりたいアクションを選ぶボタンです。つまり、相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択できるのです。こちらのメリットの例をいくつかご紹介します。

■通常会議にビデオ会議を追加するケース

今年はこうした事も多くあったかとおもいますが、通常の会議を設定していたが、急遽天候等の事情で何人かの参加者があつまれず、そうした方々をSkypeで参加していただくケースを考えてみます。通常ですと、Outlook以外に再度SkypeOutlookで探した参加できない方々を探してビデオ会議をセットし直さないといけません。

InfoCallは、電話帳から現地にこれない方々を選択②Skypeボタンを押す、③Skypeのビデオ通話を押す、3クリックでおしまいです。

■複数の部署のマネージャー同士での会議をセットするケース

組織横断でのミーティングをする会社の例です。特定の事業部のマネージャー以上が集まる幹部会議をOutlookで設定する場合、全部の部署のマネージャーが誰なのかがわかってないと、Outlook上で人を選択できず、会議が設定できません。自分の所属している部署に近いところならわかりますが、例えば隣の事業部のマネージャーが誰なのか?がすぐわかるかというと大きな企業だと業務で直接関係がない場合はうろ覚えになってしまうこともあるかとおもいます。

InfoCallは、電話帳から組織をだどり、マネージャー以上の職責になっている方々を選択ついでに電話帳にある会議室も選択予定のボタンを押す。④Outlookの予定設定の画面で参加者と会議室が選択されていることを確認しリクエスト送付の4クリックでおしまいです。

このように、相手を探してから、メール、会議、skypeのコミュニケーションを選択ができるようになることで、様々なケースでの時短が図れるようになります。

いかがでしたでしょうか。インフォシェア株式会社では様々な業務のシーンでのお客様の「困った」を解消するお手伝いができるよう製品を開発し、各種サービスを提供しております。是非、「お問い合わせ」から、ご連絡ご相談ください。