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前回の記事では、ざっくり Microsoft Bookings でできること、難しいと思われるポイントを説明しました。ここからは、実際に設定画面を見ながら Microsoft Bookings で実現できることをもう少し詳細に見ていきたいと思います。

Microsoft Bookings で一番最初に設定する項目は「商号」と「業種」の設定です。

「商号」は検証してみたのですが、「日本語」での登録は受け付けてくれませんでした。商号で指定する名前は「英字」である必要があります。理由は、「商号」はこの後のサービス提供の場面でシステムによって利用されるためです。例えば、簡単に検証しただけでも下記の用途で使われています。

・メールアドレスとして：お客様に送信される確認の電子メールなどは、この「商号＋O365ドメイン名」で送信されます。

・オンラインサイト公開用アドレスとして：URLの一部として利用されます。

 

「業種」は日本語でも大丈夫で、入力を始めると「サジェスチョン（候補）」も表示されます。サジェスチョンから選択を行うと、なんと「サンプルのサービス」まで設定してくれます。例えば業種で「美容室」を選択すると、「Balayage 2時間」「Basic color 2時間」「Haircut, long hair 45分」「Haircut, short hair 30分」といった具合です。設定時間といい、サービス内容といい、なかなか現実的なサンプルです。英語で設定されるので、日本語に書き換えてもよし、これらを利用せずにまったく一から自分で入力することももちろん可能です。

設定後、すぐにホーム画面が表示されます。

ここまで出来たら、次は左側のメニューを確認し、上から順番に設定していくだけです。「予定表」から「企業情報」まで一通り設定したら公開を開始し予約を受けることが出来ます。

 

では、設定項目「予定表」を見てみましょう。このメニューでは、お客様の予約スケジュール管理ができます。お客様がオンラインから入れた既存の予約も確認と、電話やメール、SNSなどでいただいた新規予約を手入力で登録することができます。

営業時間内は「白色」で、営業時間外は「薄い水色」で表記が分けられています。この画面では、オンラインで入力されたお客様の予約が一覧で表示されています。これらの予約は内部から「変更・編集」することも可能です。例えばお客様はスタッフAを指名して予約を入れたものの、内部で別のスタッフにアサインを変えるなどです。このあたりは、まるでOutlookの「予定表」を操作しているのと何ら変わりがありません。

コマンドバーを見ると、３つメニューがあります。「新しい予約」「休暇」「印刷」です。

「新しい予約」では、お店側から新規予約の作成ができます。電話やメールで予約を取りたいお客様にも対応できますね。便利なのは、サービスと時間を入力すると、スタッフの「誰が空いているのか」確認できますので、スムーズに電話やメールでの予約対応ができることでしょう。

この「新しい予約」では、本来予約を入れることができない「業務時間外」でも予約を作成することができます。開店前、閉店後に特別なお客様の予約を入れるといった臨機応変な対応も可能です。

「休暇」ではスタッフの休みを設定できます。もともと決まっているお休み、またスタッフが急に休まなければならなくなった際にも、迅速にアサインを変更することが可能です。休暇を設定すると、そのスタッフの欄は「予約不可」になるので、オンラインからお客様が間違って予約を入れることを防げます。

「印刷」では、スケジュールの印刷用レイアウトが提供されるので、スタッフの「シフト表」としても利用することができますね。きちんと「印刷の開始時間」や終了時間を選択できるのも現実的ですね。先ほどの例のように、「業務外」の時間にも予約が入っている可能性がありますので。

 

次は「予約ページ」です。

この設定項目では主に「公開用のオンラインサイト」の設定を行います。ページの公開、公開中止、Webへの埋め込みURLの作成ができます。

オンライン予約システムで問題になりがちなのは、お客様側の急なキャンセル対応です。Microsoft Bookings ではキャンセル可能リードタイムも設定できますので、「1時間前までオンラインからキャンセル可能」「一日前までオンラインからキャンセル可能」などと設定ができます。もちろん、どのくらい先の将来までオンラインで予約を入れることができるのかも設定可能です。

 

「公開ページのデザイン」では、色味を選択することと、会社のロゴを表示することくらいしかできません。

前の記事で少し触れましたが、予約・キャンセル プロセスに関しても、現実的な機能が提供されています。スタッフのシフト管理も、一般的に考えられる機能は提供されています。一方、予約Webサイト デザインのカスタマイズに関しては、配色（テーマ）を選択する程度しか変更ができない事、また公開URLも自動生成されることがわかります。

予約ページのURLに関しては、「長すぎる」「自社ドメインが」など、いろいろ要望が出てくるところですが、例えば、ただURLを短くするだけであれば「bit.ly」などの「短縮URLサービス」を利用するのも一つの手かもしれませんね。また、実際問題、お客様が直にURLを手入力してWebサービスを利用しているケースは少ないはずです。ランディング ページなどを適切に用意したり、Facebookページを作成して、リンクを張るなど、スムーズな同線を作ればURLの問題はある程度解決できます。

 

次の記事では、スタッフとサービスの設定をご紹介いたします。