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業務課題を解決したい。Power Apps でなにができるのか。

こんにちは。インフォシェア株式会社 DX部です。

みなさまの中にも「Power Apps に興味はあるけれど、実際にどこまで実現できるのか？」「他社ではどんなアプリを作っているのか？」と疑問に思われたことはありませんか。
インフォシェアでは、これまで多くの企業様のデジタルトランスフォーメーションを Power Apps で実現するお手伝いをしてきました。開発したアプリの数、Power Apps を活用したプロジェクトの経験は膨大です。

業務アプリは、部署ごとやチームごとで使用する小さなものから全社単位で使用する大きなものまで多様です。ただ、これまでの私たちの経験では、使用する規模に関わりなく、一般的に「欲しい」と望まれるアプリの代表は、「何らかの申請を実現する」アプリでした。

そのため、インフォシェアでは、これまで様々な企業様で行ってきた要件定義にもとづき、Power Apps でどのようなアプリを作成できるのかを簡単に見ていただけるように、「ベーステンプレート」を用意しています。申請アプリを一から作成するのではなく、基本となる申請ベースアプリから、希望のカスタマイズを加えていくタイプです。これには以下のメリットがあります。

　①依頼する前に、ある程度のアプリの全体像に関する想像やイメージがつく
　　・何もないところから初めてのアプリ開発や要件出しをするのは、なかなか難しいですよね
　②何をカスタマイズすべきかのイメージがわきやすい
　③一から作成するより、短期間で運用まで持って行くことができる

申請業務で、利用者から来る問い合わせには、次のようなものがあります。

• 「誰に提出すればいいのか分からない」
• 「今、どこまで承認が進んでいるのか確認しづらい」

今回ご紹介する「社内（文書）申請アプリテンプレート」は、こうした日常的に発生する申請業務を題材に、以下のような点を基本テンプレートとして実際に体験していただけます。
なお、テンプレートというと、なにか申請に載せる「お題」がないと、いくらテンプレートでもイメージがわきませんので、基本テンプレートは「文書申請」を基本に考えていますが、文書以外で「出張申請」や「利用申請」なども、カスタマイズで対応が可能です。
文書は、とても汎用的で、「添付ファイルとして様々な文書を添付し、出張や物品利用」など、様々なシナリオにも対応しやすいので、基本テンプレートのシナリオとして文書申請を選んだ次第です。

• UIの自由度と直感的な操作性
• Microsoft Teams や Outlook との連携
• 柔軟な承認ルート設定と管理
• 申請業務の一元化

本アプリはお試し後、御社の環境に合わせたカスタマイズやインポートが可能です。

※本アプリは、Power Apps の導入をご検討中の方向けにご用意しています。なお、同業他社の方のご利用はご遠慮いただいております。

「社内文書申請アプリ」の概要と特長

本アプリは「申請者用」と「管理者用」の2つのキャンバスアプリで構成されており、管理者用アプリでは、申請種別や承認ルートを自由に設定・管理できる点が大きな特長です。

「申請」と一口に言っても、その種類はさまざまです。例えば、以下のようなものなどが挙げられます。

• 勤怠申請
• 経費精算申請
• 出張申請
• 備品購入申請

それぞれ提出先や承認者が異なるため、各部署で管理されているケースも多いのではないでしょうか。
しかし、人事異動や組織改編があると提出先が変わることもあり、そのたびに承認者や承認状況の確認が必要となり、目に見えない作業コストが発生してしまいます。

本アプリを導入すれば、申請者用アプリからあらゆる申請を一元的に提出・確認でき、承認状況もリアルタイムで把握できます。
また、申請種別や承認ルートは管理者用アプリから一括管理できるため、人事異動などが発生しても柔軟かつ迅速な設定変更が可能です。

さらに、申請承認には Power Automate を活用しており、申請が行われると自動で承認依頼が送信されます。
承認者は、Microsoft Teams やメールに届く通知から直接承認・却下の操作を行えるため、スムーズでタイムロスのない処理が実現できます。

キャンバスアプリならではの魅力

このアプリはキャンバスアプリで構築されており、Power Apps の「モデル駆動型アプリ」と比較してUIの自由度が非常に高い点も魅力です。
ただし、画面デザインや操作感は要件や作成者によって異なるため、一貫性のある設計や使いやすさを意識した構成が重要です。

本アプリでは、そうした自由度を活かしつつ、直感的で分かりやすい操作性を実現しています。
ぜひ、弊社が実際に設計・構築したキャンバスアプリのUIと操作感をご体験ください。

それでは次に、申請種別や承認ルートを柔軟に設定できる「管理者用アプリ」の具体的な機能をご紹介します。

管理者用アプリの主な機能

管理者用アプリでは、申請種別や承認ルート、アプリ全体の設定、そして申請者向けのお知らせ管理まで、一括して操作できます。以下では、実際の画面を交えながら主な機能をご紹介します。

申請種別

申請種別の追加および編集が可能です。
ここで追加された申請種別のうち、「有効」に設定されているもののみが、申請者用アプリから申請できるようになります。
また、申請ごとに割り当てる承認ルートは、「承認ルート管理」で事前に作成されたルートの中から選択できます。

※補足
お試し版アプリでは、申請タイプとして「添付申請」のみ追加可能です。
「フォーム申請」も追加可能ですが、専用フォームおよび項目設計が必要となるため、本番環境での構築時には別途開発対応が必要となります。

お試し版アプリでは一例として、「社内イベント企画」の申請テンプレートをご用意しています。
実際の利用イメージを体感いただける内容となっておりますので、ぜひご活用ください。

承認ルート

申請時に使用する承認ルートの追加・編集・削除が可能です。
承認ルートには、任意の数の承認ステージを設定でき、それぞれのステージごとに承認者を割り当てることができます。

承認者は複数名設定することが可能で、「AND条件(すべての承認者の承認が必要)」または「OR条件(いずれか一人の承認で可)」をステージごとに設定できます。
承認ルート全体はもちろん、個別の承認ステージや承認者の削除も可能です。

アプリ一般設定

管理者用・申請者用の双方に対して、アプリの各種設定を行うことが可能です。
「アプリの有効／無効」設定は申請者用アプリに対するものであり、メンテナンスなどで一時的に使用を制限したい場合に、注記を表示して操作を無効化することができます。

そのほか、アプリ画面に表示されるタイトルの変更、申請者用アプリにおける「リクエスト」機能の有効／無効の設定、およびリクエストが有効な場合の送信先である管理者のメールアドレスの設定も可能です。
さらに、アプリで使用されているカラーやフォントサイズについても、任意に変更することができます。

お知らせ管理

申請者用アプリに表示されるお知らせの作成・編集・削除が可能です。
申請者用アプリでは、「公開／下書き」のステータスを設定することができ、公開日に達しており、かつステータスが「公開」に設定されているお知らせのみが表示されます。

以上が管理者用アプリの主な機能です。

管理者用アプリでは、申請フロー全体を柔軟かつ効率的にコントロールできる機能が揃っており、申請種別や承認ルートの構築・運用、アプリの利用制御、見た目のカスタマイズ、そしてお知らせの配信まで、一元的に管理することが可能です。
これにより、運用担当者の負担を軽減しながら、組織全体の申請業務を円滑に進めることが可能になります。

また、お試し版アプリを通じて実際の操作感を確認したうえで、御社のご要件に応じたカスタマイズや拡張にも柔軟に対応できる設計となっています。

次に、実際にどのように申請や承認が行われるのか、「申請者用アプリ」の機能についてご紹介します。

申請者用アプリの機能

申請者用アプリでは、申請書の提出や承認状況の確認に加え、管理者からのお知らせの閲覧や、管理者へリクエストを送信することができます。以下では、実際の画面を交えながら主な機能をご紹介します。

お知らせ

トップ画面にある「お知らせ」の横「>」をクリックすると、管理者用アプリで作成されたお知らせが一覧表示されます。 さらに、任意のお知らせをクリックすることで詳細を確認できます。

申請フォーム(添付申請)

申請タイプが「添付申請」に設定された申請種別を選択すると、添付申請用の申請フォーム画面に遷移します。 添付申請では、申請種別に関わらず共通のフォーム画面が表示され、申請書類の添付によって申請を開始することができます。コメントの入力も任意で行うことが可能です。

申請フォーム(フォーム申請)

前述の通り、申請タイプが「フォーム申請」の申請種別を作成するには、専用のフォームおよび項目設計が必要となります。 お試し版アプリでは例として、「社内イベント企画」というフォーム申請を実装しています。

承認ルートの確認

申請フォームでは申請タイプに関わらず、以下の操作を行うと承認ルートの確認画面が表示されます。

• 申請作成中に「承認ルート」ボタンを押下した場合
• 「申請開始」ボタンを押下した場合

この画面には、管理者用アプリで設定されたステージ名、承認タイプ、承認者名が表示されます。

申請サマリ

任意の申請ステータスをクリックすることで、自身が行った申請が一覧表示されます。
ステータスごとのフィルタ表示に加え、ドロップダウンから申請種別による絞り込みも可能です。

リクエスト

管理者に対応を依頼したいとき、リクエストを送信することができます。
送信されたリクエストは、管理者用アプリに設定されたメールアドレス宛てに通知されます。

申請者用アプリは、誰でも直感的に操作できるシンプルな画面設計で、申請の作成から承認状況の確認までをスムーズに行うことができます。
また、お知らせの確認やリクエストの送信など、管理者とのコミュニケーションを円滑にする機能も備えており、申請業務全体の効率化に寄与します。

次に、申請開始後の承認処理についてご紹介します。

TeamsやOutlookから承認処理を行う

申請者用アプリから「申請開始」がされると、Power Automate フローが動作します。
このフローでは、設定された承認ルートに応じて Teams や Outlook へ、以下のような通知を行います。

• 申請開始時：申請者へ申請取下げが可能な通知
• 申請開始時および次ステップへ承認が進んだ時：承認者へ承認依頼通知

これらの通知から、申請者は取下げを、承認者は承認、差戻し、却下をすることができます。
また、承認結果に応じて Outlook へ以下のような通知を行います。

• 差戻し、却下時：申請者へ差戻し通知、却下通知
• 承認完了時：申請者へ承認完了通知

これにより、承認者はアプリを開かずに Teams やメールから直接対応できるため、タイムロスの削減につながります。

実際に触ってみる、そして導入ステップ

これまでにご紹介した社内文書申請アプリは、弊社に Power Apps アプリ構築をご検討中であれば、お問い合わせフォームよりご連絡いただくことで、実際に操作してさわっていただくことができます。

お問い合わせをいただいた後は、以下の流れでご案内を進めさせていただきます。

※上記の画像はあくまで目安です。状況により、記載内容以上にお時間をいただく場合がございますので、あらかじめご了承ください。

使用後は、ミーティングのお時間を頂戴し、御社のご要件に沿ったご提案をさせていただきます。

ご提案の例

• 本アプリをそのままインポートしてご利用
• 本アプリをベースに、御社のご要件に合わせて調整後、インポート
• 御社のご要件に基づいた新規アプリの開発

ご興味のある方は、お問い合わせフォームよりご相談ください。

お問い合わせフォーム

また、弊社ではアプリ開発に加え、「トレーニングサービス」や「伴走型支援サービス」など、
Power Platform を活用した内製化支援も提供しております。
各サービスの詳細は、こちらよりご覧いただけます。

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